あのとりブログ

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メール仕事術。入社1年目に覚えておきたい「できる人」のメール作法

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あなたはメールを頻繁にチェックする方ですか?

 

 米国・カリフォルニア大学の研究報告によれば、「頻繁にメールをチェックするヒトは、その習慣をやめると仕事の生産性が上がる」ことがわかっています。また、ダイアモンドハーバード・ビジネス・レビューの記事にも同様の内容が書かれています。

 

 今回の元ネタ本の著者は、株式会社コア・ブレーンズCEOで作家の中山真敬氏です。著者は仕事の8割はコミュニケーション力でメールの付き合いかたも非常に重要だと語っています。

 

では、「できる人」のメール作法を教え頂きたいと思います。

 

【元ネタ本】

入社1年目のメール仕事術

入社1年目のメール仕事術

 

 

 

メール仕事術。過信は禁物

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次のうちメールで伝えるのが最適だと思われるものはどれでしょうか?

 

1.折り返し電話の連絡

2.初回訪問のお礼

3.次回のアポの日時相談

4.会食をご馳走になったお礼

5.トラブルを起こしたお詫び

 

さて正解はどれでしょうか?

 

 色々と悩んだかたもいるかもしれませんが、正解は「なし」です。最適が◯、必ずしも最適と言えないが△、間違いが×とするならば著者はの答えはこのような結果です。

 

×「1.折り返し電話の連絡」「5.トラブルのお詫び」

△「2.初回訪問のお礼」「3.次回のアポの日時相談」「4.会食のお礼」

 

 1がダメな理由は、メールはすぐに伝わるとは限らないからです。5がダメな理由は、メールでは、微妙なニュアンスが伝わりにくいからです。

 

 手書きの手紙の方が気持ちが伝わるのはそれだけ手間がかかるからです。「ありがたい」とは「有り難い」です。つまり、めったにないということ。「会食のお礼」と「トラブルのお詫び」は手紙の方が気持ちは伝わります。

 

 「2.初回訪問のお礼」は、オフィスに戻ってから簡単にできてしまい心は動かされないので△です。お礼メールを出さない人もいますが、最低限のマナーとしてメールもありということです。

 

 「3.次回のアポの日時相談」はメールで何度もやりとりするなら、電話で数分で終わらせたほうが良いです。その後、メールを送り書面として残す。合わせ技が良いと著者はアドバイスしてくれています。

 

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ーーメールは確実性が高いツール

 

 確実であるではなく「確実性が高い」という表現のほうが適切です。失敗学では失敗の起こるメカニズムは「過信」「無視」「無知」という三大要素にあると言われています。メールを送ったら数時間内に読まれるはずの「はず」が落とし穴です。

 

 メールは相手の時間を奪わないツールで便利ではありますが、返信のレスポンスは遅くなることは理解しておきたいポイントです。

 

 ビジネスマナーに縛られると苦しむ

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【本書抜粋】

件名:研修の資料をお送りします。

 

人事部の皆様

 

 9月に入り、すっかり秋めいて参りました。日本中が注目した錦織選手の決勝戦、結果としては残念ですが、この結果を真撃に受け止め、来年に生かして欲しいと思います。彼ならばやれる、できる、と思います。

 

さて、お待たせいたしました。標記の件、送ります。(以下、省略)P55

 

このメールを読んでどう思われましたか?

 

 ビジネスメール作法としては、いろいろ問題があるように思います。まず、本文の書き出しは、「いつもお世話になっております。〇〇社・〇〇です」とするべきでしょう。

 

  本来ならビジネスメールは、簡潔・明瞭さが求められるので、「結論から書け!」冒頭にダラダラと本題に関係のないことを書くのも避けたいです。

 

しかし、型通りのメール文よりも、相手に心をつかめると著者は語ります。

 

 メールの最大の目的は、気持ちのいいコミュニケーション。正直、上記のメールはお客様からもウケがいいのです。

 

 新人・若手なら一生懸命さが伝われば、少々の不作法は許されるものです。メールの作法を完全に理解していなくても、臆することはありません。

 

型を意識しすぎるより、最低限のマナーを踏まえつつ作成すれば問題ありませんよ。

 

 まとめ 

入社1年目のメール仕事術

入社1年目のメール仕事術

 

 ・メールはコミュニケーションツールで確実性が高いが過信は禁物

 

・型通りを意識するより、最低限のマナーを守れればOK

 

いかがだったでしょうか?

 

 ビジネスではメールは欠かせません。とくに電話ですと相手の時間を奪う行為でもあります。基本知識はこの一冊で通用します。

 

P.S

「あれ?今回、あのとりさんブログ手抜きしたでしょ?」と思われた読者さま。

 

さすがでございます。手抜きをしましたw

 

言い訳を書けば、本編より長くなる自信があります!!

 

もし仮に1つ言い訳を述べる機会が許されるのであれば「朝起きれなかった」という一点に付きます。

 

(・ω<) テヘペロ

 

 

ってただの寝坊やないかーーーいw 

 

_(┐「ε:)_ズコー